Marcas de agua y números de página en PDF

Las marcas de agua etiquetan un documento; no lo protegen

Una marca de agua es una declaración visible en la página: BORRADOR, CONFIDENCIAL, el nombre de un cliente, una etiqueta de versión o una línea de atribución. Indica al lector cómo debe tratar el documento antes de leer el contenido. Como se dibuja como texto encima de la página, permanece visible cuando el archivo se abre, se imprime o se exporta.

No es una medida de seguridad. Una marca de agua no impide copiar, editar o redistribuir, y cualquiera con un editor capaz de modificar el contenido de las páginas puede quitarla o taparla. Usa cifrado y control de acceso para la confidencialidad, y trata la marca de agua como una etiqueta clara y un disuasor modesto.

Marcas centradas, patrones en mosaico y líneas de pie

Una sola marca centrada es la opción más limpia para un documento compartido con un grupo pequeño: una palabra en diagonal en gris claro, lo bastante grande para que se note y lo bastante tenue para no estorbar la lectura. Las marcas en mosaico repiten el texto por toda la página en una cuadrícula, lo que hace que recortar o tapar sea más laborioso y encaja en material que puede pasar de unas manos a otras.

Una línea de pie cerca del borde inferior sirve para la atribución o una breve nota de confidencialidad cuando una marca grande sería intrusiva. Cada estilo equilibra visibilidad y legibilidad. Ajustes prácticos son un tamaño de fuente de unos 36 a 60 puntos, una opacidad entre el 15 y el 30 por ciento y un ángulo diagonal para marcas centradas y en mosaico; las marcas de pie se leen mejor en horizontal.

Números de página que aguantan la impresión

Numerar parece trivial hasta que se imprime una página. Las opciones habituales son un número de página suelto o una etiqueta «Página N de M», colocada en el centro inferior para informes y en una esquina para contratos donde el centro inferior puede quedar bajo una línea de firma. Las esquinas superiores pueden chocar con los membretes, y el margen interior necesita más espacio si el documento se va a encuadernar.

Deja un margen cómodo respecto a cada borde. Muchas impresoras no pueden depositar tinta en los últimos milímetros de la hoja, así que un número pegado al borde puede recortarse o desaparecer. Un margen de unos 20 a 30 puntos desde el borde del papel es más seguro que un número a ras del bloque de texto, y mantiene el número despejado del contenido en páginas densas.

Valores iniciales, formatos y documentos en varias partes

Un documento que continúa una sección anterior puede necesitar empezar en un número distinto de uno. Fijar el valor inicial cambia el número impreso en la primera página; el total de una etiqueta «Página N de M» sigue contando las páginas del archivo que estás numerando, así que comprueba la pareja en la última página antes de enviarlo. Si todo el conjunto impreso debe compartir una sola secuencia, numera el conjunto y no una sección.

Numera después de unir, no antes. Si unes tres archivos y luego añades números, el recuento es continuo; si numeras cada parte primero, cada una vuelve a empezar y el documento combinado se contradice. Gira también las páginas antes de numerar, para que el número quede derecho en la esquina que realmente ves.

Escaneos, comprobaciones de impresión y orden de trabajo

Las páginas escaneadas son el caso incómodo: pueden estar ligeramente giradas, tener márgenes irregulares o llevar su propio texto de pie. Numera y pon la marca de agua después de cualquier rotación y limpieza de páginas, y revisa la primera y la última página además de una intermedia antes de distribuir el archivo. En un escaneo, mantén las marcas de agua más tenues y evita colocarlas sobre texto denso.

Un orden fiable es editar primero la estructura (unir, dividir, girar, reordenar), luego añadir los números de página en su posición final, después la marca de agua y por último la protección si el documento la necesita. La compresión va al final y, si el compresor reconstruye las páginas, comprueba que las marcas han sobrevivido. Conserva el original sin marcas, para poder rehacer la capa final sin coste cuando el documento cambie.

Cuando todo un lote de documentos necesita el mismo tratamiento, la coherencia importa más que cualquier ajuste individual: usa la misma posición, tamaño de fuente, opacidad y formato de numeración en todos los archivos para que las páginas queden alineadas cuando el conjunto se una o se imprima. Termina y revisa un archivo del lote antes de procesar el resto, porque detectar un margen incorrecto en el primer resultado es mucho más barato que corregir un mes de informes.

• Edita primero el orden y la orientación de las páginas.
• Añade los números de página cuando la secuencia sea definitiva.
• Aplica la marca de agua al final de los cambios de contenido.
• Protege o comprime el archivo terminado como último paso.